1. a. Arsip adalah setiap catatan (record/warkat)
yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar
yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi
yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer dan lain-lain yang
disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan
dengan mudah.
1.
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari
penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat
menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat
dan mudah.
2.
Nilai guna arsip yang dikenal dengan istilah
ALFRED adalah sebagai berikut.
A = Administrasi
Value (Nilai Administrasi)
L = Legal
Value (Nilai Hukum)
F = Fiscal
Value (Nilai Keuangan)
R = Research
Value (Nilai Penelitian)
E = Education
Value (Nilai Pendidikan)
D = Documentation
Value ( Nilai Dokumentasi)
1.
Fungsi dari peralatan kearsipan yaitu sebagai berikut.
1.
sebagai sarana penyimpanan arsip,
2.
sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan,
mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan,
3.
sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan
sehingga arsip tahan lama.
2.
Alat kearsipan yang penyimpanannya dilakukan secara:
3.
Horizontal: stopmap folio, snelhecter
4.
Vertikal: filing cabinet, folder, hanging
folder
5.
Lateral: rotary, lemari arsip, rak arsip, ordner,
kotak/box arsip
1.
Perbedaan dari alat-alat berikut ini:
2.
Stopmap folio:
map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.
3.
Map snelhecter: map yang mempunyai
penjepit di tengah map.
4.
Map folder: map tanpa dilengkapi dengan
daun penutup
5.
Hanging folder: folder
yang mempunyai besi penggantung
1.
Karakteristik dari filing cabinet adalah
sebagai berikut.
Filing Cabinet, yaitu almari arsip
yang terdiri dari beberapa laci, antara 1–6 laci. Tetapi yang paling banyak
digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000
lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet
ke belakang. Arsip yang disimpan tidak melebihi dari 4000 surat, dengan folder sekitar
40– 50 folder dan guide 20-40 lembar.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi
dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke
belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung. Filing
cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik
adalah dari logam, karena lebih kuat.
1.
Cara pengaturan posisi tab guide yaitu
sebagai berikut.
2.
Guide pertama,
yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk
menuliskan kelompok utama (main subject).
3.
Guide kedua,
yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk
menuliskan kelompok sekunder (sub subject).
4.
Guide ketiga,
yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk
menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih
khusus lagi.
1.
Jenis-jenis stapler yaitu sebagai
berikut.
2.
Stapler kecil,
yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel
maksimum 10 lembar kertas.
1.
Stapler sedang,
yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20
lembar kertas.
2.
Stapler besar,
yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih
dari 20 lembar kertas.
5.
Perbedaan antara kartu indeks dan kartu tunjuk silang
yaitu sebagai berikut.
6.
Kartu indeks, yaitu kartu yang berisi tentang
identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk
menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
7.
Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang
terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map)
dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk
silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar