Seorang sekretaris tentunya bertugas membantu meringankan setiap pekerjaan atau kegiatan pimpinan, termasuk kegiatan rapat. Sebelum rapat diselenggarakan seorang sekretaris harus mengatur kegiatan rapat pimpinan dengan baik dan professional. Selain itu seorang sekretaris memahami pentingnya rapat yang akan diselenggarakan.
Tujuan diadakannya rapat merupakan tempat atau kesempatan untuk memecahkan atau mencari jalan keluar, yang didalamnya berisi informasi-informasi penting dari kegiatan saling bertukar fikiran atau pendapat sehingga menghasilkan keputusan yang tepat dan disetujui oleh peserta rapat.
Seorang sekretris mampu membedakan jenis rapat yang akan di selenggarakan, seperti apakah itu rapat resmi, rapat tidak resmi atau rapat yang bersifat tidak mengikat.
Rapat resmi mempunyai ciri : adanya hal yang sangat penting, dibuatnya pemberitahuan atau undangan, serta adanya aturan protokol.
Rapat tidak resmi : dilaksanakan dalam kantor dimana yang hadir adalah pimpinan dan staffnya, rapat biasanya terjadi mendesak atau seara tiba-tiba, kebanyakan dalam rapat adalah diskusi.
Bersifat mengikat : rapat yang diselenggarakan untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat.
Setelah seorang sekretaris mengetahui hal-hal tersebut maka harus segera membuat perencanaan rapat.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT
Merupakan suatu pembahasan untuk merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah. Pertemuan yang sudah diagendakan (dijadwal) untuk membahas permasalahan dan memutuskan cara yang akan ditempuh. Kegiatan yang sudah terperinci Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya,
- mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan
- mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat .
- mengatur jadwal/kegiatan pimpinan 8.mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya .
- mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi
Sebelum pertemuan dimulai, Anda harus mengetahui cara mengatur rapat yang efektif dan perlu merencanakan terlebih dahulu beberapa hal. Anda akan perlu mengetahui agenda Anda,siapa saja yang akan datang kepertemuan itu, tujuan dari pertemuan tersebut, juga Anda akan memerlukan ruang dan bahan untuk melakukan pertemuan. Akhirnya, Anda akan cara bagaimana untuk mewujudkan rapat yang sukses.
Lokasi pertemuan juga merupakan aspek penting untuk dipertimbangkan, jangan mencari tempat rapat didaerah entah berantah, bermil-mil jauhnya dari semua orang. Oleh karena itu Anda harus memilih tempat yang nyaman bagi semua orang. Juga, jika Anda akan mengadakan sejumlah pertemuan, Anda mungkin akan ingin menahan mereka di tempat yang sama. Hal ini untuk mencegah kebingungan yang akan berlangsung. Anda akan ingin memastikan bahwa lokasi tersebut cukup besar untuk menampung semua anggota. Pastikan ruangan nyaman, cukup terang dan dilindungi dari penyusup atau gangguan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar