MENGATUR AGENDA KEGIATAN PIMPINAN

Hal - hal yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda kerja pimpinan

Dari kegiatan - kegiatan mengelola kegiatan kerja pimpinan seorang sekretaris harus selalu memperhatikan hal - hal sebagai berikut   :

1.                  Mencatat semua appointments/ janji - janji yang dibuat pimpinan terkait dengan pelaksanaan pekerjaan yang akan dilaksanakan maupun relasi perusahaan/ pimpinan.

2.            memerika  appointments  secara teliti yang akan dimasukan pada agenda kerja pimpinan dengan memperhatikan urutan waktu dan skala prioritas kegiatan yang akan dilaksanakan.

3.            Selalu melakukan konfirmasi dengan pimpinan / atasan  terkait dengan appointment yang masuk agenda kerja pimpinan untuk hindarkan kepastian yang akan dilakukan, mengetahui kegiatan yang terbaru sehingga tercipta efektifitas agenda kerja pimpinan.

4.            Catatan appointment hendaknya details/ lengkap sehingga dapat memberikan gambaran kegiatan kerja pimpinan secara jelas dan dapat efetifkan kegiatan kerja pimpinan sehingga dapat wujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pimpinan.

5.            Perhatikan dan bedakan dengan jelas kegiatan - kegiatan yang  dilaksanakan pimpinan yaitu kegiatan yang akan dilakukan di dalam kantor dan di luar kantor kemudian tempatkan dengan tepat pada agenda kerja pimpinan.

6.            Tempatkan jeda waktu/ tenggang waktu antara  kegiatan yang satu dengan yang lain dengan tepat sehingga dapat lakukan kegiatan dengan tidak terburu - buru  

C. Jenis agenda kerja pimpinan

 Agenda kerja pimpinan dapat digolongkan menjadi 2 macam agenda kerja yaitu  :

1.                  Jadwal kerja pimpinan, yaitu susunan kegiatan yang disusun memuat kegiatan secara keseluruhan dan umum, dan khusus yang memiliki kepentingan penyelesaian pekerjaan manajemen untuk pimpinan. Kegiatan - kegiatan itu bersumber dari penerimaan tamu yang terekam pada buku tamu dan buku janji temu, pesan penerimaan telepon, surat permohonan kunjungan/ janji temu, dan program kerja pimpinan.

2.            Jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpunan, jadwal kegiatan kerja yang memuat rincian kegiatan yang dilaksanakan di luar kota, dan luar negeri. jadwal kerja ini  dibuat secara khusus untuk memberi pengaturan waktu sebagai pedoman pelaksanaan  perjalanan dinas/ bisnis pimpinan.

C. Sistematika penyusunan agenda kerja pimpinan

      Urutan penyelenggaraan agenda kerja pimpinan terdiri dari    :

1.                  Membuat date line and reminder, yaitu catatan pesan secara umum yang dibuat menurut bulan, tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi sumber informasi untuk menyusun jadawal kerja pimpinan dan jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpinan. Date line and reminder diisi berdasarkan data dari buku tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan pesan telepon yang terkait dengan kegiatan kerja pimpinan

2.            Membuat  jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja kerja yang terjadwal terkait kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan di dalam kota sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan kerja pimpinan agar tercipta efektifitas  penyelesaian pekerjaan manajemen. daftar ini dibuat  berdasarkan date line and reminder.

3.            Membuat jadwal perjalanan dinas / bisnis, menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan pimpinan di luar kota, dan luar negeri. Daftar ini dibuat merupakan jabaran yang tertulis di date line and reminder yang telah disusun sebelumnya untuk digunakan bahan dasar untuk susun jadwal perjalanan dinas/ bisnis.