MENGATUR PROSEDUR ADMINISTRASI

Setelah selesai mempelajari modul ini,  para peserta didik diharapkan memiliki :

1.      Pengetahuan tentang dokumen-dokumen kantor pada umumnya,  dan khususnya dokumen kantor  berupa surat dengan baik.

2.      Keterampilan menyusun konsep surat resmi dengan tata bahasa yang benar.

3.      Keterampilan mengetik naskah surat menggunakan mesin tik manual dengan rapi dan tepat.

4.      Keterampilan menangani surat-surat menggunakan sistem buku agenda dengan prosedur yang benar.

5.      Keterampilan mengarsipkan surat menggunakan sistem abjad dengan prosedur yang benar.

DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR

Dalam sejarah perjalanan  kehidupan manusia dari mulai masih dalam kandungan, aktivitas selama hidup sampai masuk liang lahat tidak terlepas dari kebutuhan akan suatu dokumen. Beberapa kemungkinan dokumen pribadi yang muncul misalnya hasil USG waktu kita masih dalam rahim, akte kelahiran, foto-foto pribadi, ijazah, penghargaan-penghargaan, KTP, Kartu Keluarga, dll. Sampai yang terakhir yaitu surat keterangan kematian saat kita masuk liang lahat.  Begitu juga dalam aktivitas kehidupan pada umumnya, misalnya aktivitas di kantor, aktivitas di Rumah Sakit, aktivitas kehidupan bermasyarakat dan dalam aktivitas-aktivitas lainnya, tidak mungkin terlepas dengan yang namanya dokumen.

A. Pengertian Dokumen

Beberapa pengertian dokumen dapat disimak dari sumber-sumber di bawah ini  :

1.      Kamus Umum Bahasa Indonesia

”Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.”

2.      Kamus Umum Kepegawaian

”Dokumen adalah  :

a.       Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.

b.      Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.”

3.      Kamus Bahasa Inggris Webster

”Dokumen adalah  :

a.       Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan dakta-fakta

b.      Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau thesis.”

4.      Ensiklopedia

”Dokumen adalah surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.”

Dari beberapa definisi di atas, dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dokumen adalah semua benda yang muncul karena adanya suatu aktivitas sehingga dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.

B. Macam-Macam Dokumen

Dokumen dapat digolongkan menjadi beberapa macam, yaitu menurut  :

1.      Jenisnya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Fisik adalah dokumen yang menyangkut materi, ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dll.

b.      Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dll.

2.      Sifatnya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tulisan. Misalnya majalah, buku, katalog, surat kabar, dll.

b.      Dokumen non-Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk peta, grafik, gambar, rekaman, monumen, dll.

3.      Bentuk Fisiknya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Litarer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam  (dikumpulkan di perpustakaan). Misalnya buku, majalah, film, dll.

b.      Dokumen Korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dikimpulkan di museum). Misalnya manuskrip, fosil-fosil manusia purba, tugu, prasasti, dll.

c.       Dokumen Privat adalah dokumen yang berupa surat/arsip  (dikumpulkan dan disimpan dengan sistem kearsipan)

4.      Kepentingannya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi pribadi, misalnya surat-surat keterangan pribadi.

b.      Dokumen Sejarah adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah misalnya naskah-naskah kuno, fosil, tugu, dll.

c.       Dokumen Pemerintah adalah dokumen yang berkaitan dengan informasi ketatanegaraan  suatu pemerintahan, misalnya UU, Peraturan Pemerintah, dll.

d.      Dll. Sesuai dengan kepentingannya.

5.      Sumber Dokumen, terdiri dari :

a.       Dokumen Primer adalah dokumen yan g berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya, misalnya paten penelitian, laporan disertasi, kertas kerja, dll

b.      Dokumen Sekunder adalah dokumen yang memberikan informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.

c.       Dokumen Tersier adalah dokumen yang memberikan informasi tentang leteratur sekunder, misalnya buku, teks panduan literatur dan teks panduan bibliografi.

C. Dokumen Kantor

Seiring dengan aktivitas rutin sebuah kantor, maka tidak menutup kemungkinan berbagai dokumen akan muncul mengiringi aktivitas tersebut.  Contoh dokumen kantor misalnya surat, fax, e-mail, memo, Lembar Pesan Telepon, Buku Tamu,  laporan, notula rapat, agenda kegiatan pimpinan, dan lain-lain.

Diantara berbagai dokumen-dokumen kantor tersebut,  yang paling sering muncul adalah dokumen berupa surat.  Maka dari itu dalam modul ini,  pembahasan berikutnya akan dititikberatkan pada domumen kantor berupa surat.

1.    Pengertian Surat

Surat adalah suatu cara menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak (penulis surat) kepada pihak lain (pembaca surat)  baik a.n. pribadi maupun a.n. organisasi.

Walaupun alat komunikasi modern sudah begitu maju, tetapi sebagai komunikasi tertulis, surat tetap merupakan dokumen yang sangat otentik karena diperkuat oleh tanda tangan penulisnya.

2.    Fungsi Surat

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis,  surat pun mempunyai fungsi sebagai  :

a.       Alat Bukti Tertulis

Surat merupakan bukti tertulis bila suatu saat terjadi kesalahpahaman informasi.

b.      Alat Pengingat

Surat merupakan alat pengingat untuk hal-hal atau ketentuan-ketentuan yang sudah lama disepakati

c.       Bukti Historis

Surat merupakan bukti historis yang paling otentik karena dalam surat dibubuhi tanda tangan, cap, dan apabila ingin memiliki kekuatan hukum biasanya dilengkapi dengan meterai.

d.      Cermin Organisasi

Surat merupakan cermin kondisi organisasi dan kepribadian para pengelola organisasi.

e.       Pedoman Aktivitas

Surat merupakan pedoman untuk melakukan aktivitas rutin organisasi.

f.       Alat Promosi

Surat merupakan sarana promosi yang paling ampuh bagi organisasi, karena biasanya pada surat-surat resmi tercantum kepala surat.

MENGATUR AGENDA KEGIATAN PIMPINAN

Hal - hal yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda kerja pimpinan

Dari kegiatan - kegiatan mengelola kegiatan kerja pimpinan seorang sekretaris harus selalu memperhatikan hal - hal sebagai berikut   :

1.                  Mencatat semua appointments/ janji - janji yang dibuat pimpinan terkait dengan pelaksanaan pekerjaan yang akan dilaksanakan maupun relasi perusahaan/ pimpinan.

2.            memerika  appointments  secara teliti yang akan dimasukan pada agenda kerja pimpinan dengan memperhatikan urutan waktu dan skala prioritas kegiatan yang akan dilaksanakan.

3.            Selalu melakukan konfirmasi dengan pimpinan / atasan  terkait dengan appointment yang masuk agenda kerja pimpinan untuk hindarkan kepastian yang akan dilakukan, mengetahui kegiatan yang terbaru sehingga tercipta efektifitas agenda kerja pimpinan.

4.            Catatan appointment hendaknya details/ lengkap sehingga dapat memberikan gambaran kegiatan kerja pimpinan secara jelas dan dapat efetifkan kegiatan kerja pimpinan sehingga dapat wujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pimpinan.

5.            Perhatikan dan bedakan dengan jelas kegiatan - kegiatan yang  dilaksanakan pimpinan yaitu kegiatan yang akan dilakukan di dalam kantor dan di luar kantor kemudian tempatkan dengan tepat pada agenda kerja pimpinan.

6.            Tempatkan jeda waktu/ tenggang waktu antara  kegiatan yang satu dengan yang lain dengan tepat sehingga dapat lakukan kegiatan dengan tidak terburu - buru  

C. Jenis agenda kerja pimpinan

 Agenda kerja pimpinan dapat digolongkan menjadi 2 macam agenda kerja yaitu  :

1.                  Jadwal kerja pimpinan, yaitu susunan kegiatan yang disusun memuat kegiatan secara keseluruhan dan umum, dan khusus yang memiliki kepentingan penyelesaian pekerjaan manajemen untuk pimpinan. Kegiatan - kegiatan itu bersumber dari penerimaan tamu yang terekam pada buku tamu dan buku janji temu, pesan penerimaan telepon, surat permohonan kunjungan/ janji temu, dan program kerja pimpinan.

2.            Jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpunan, jadwal kegiatan kerja yang memuat rincian kegiatan yang dilaksanakan di luar kota, dan luar negeri. jadwal kerja ini  dibuat secara khusus untuk memberi pengaturan waktu sebagai pedoman pelaksanaan  perjalanan dinas/ bisnis pimpinan.

C. Sistematika penyusunan agenda kerja pimpinan

      Urutan penyelenggaraan agenda kerja pimpinan terdiri dari    :

1.                  Membuat date line and reminder, yaitu catatan pesan secara umum yang dibuat menurut bulan, tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi sumber informasi untuk menyusun jadawal kerja pimpinan dan jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpinan. Date line and reminder diisi berdasarkan data dari buku tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan pesan telepon yang terkait dengan kegiatan kerja pimpinan

2.            Membuat  jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja kerja yang terjadwal terkait kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan di dalam kota sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan kerja pimpinan agar tercipta efektifitas  penyelesaian pekerjaan manajemen. daftar ini dibuat  berdasarkan date line and reminder.

3.            Membuat jadwal perjalanan dinas / bisnis, menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan pimpinan di luar kota, dan luar negeri. Daftar ini dibuat merupakan jabaran yang tertulis di date line and reminder yang telah disusun sebelumnya untuk digunakan bahan dasar untuk susun jadwal perjalanan dinas/ bisnis.

MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

1. a. Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

1.            Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

2.            Nilai guna arsip  yang dikenal dengan istilah ALFRED adalah sebagai berikut.

            A         =  Administrasi Value (Nilai Administrasi)

            L          =  Legal Value (Nilai Hukum)

            F          =  Fiscal Value (Nilai Keuangan)

            R         =  Research Value (Nilai Penelitian)

            E          =  Education Value (Nilai Pendidikan)

            D         =  Documentation Value ( Nilai Dokumentasi)

1.            Fungsi dari peralatan kearsipan yaitu sebagai berikut.

1.            sebagai sarana penyimpanan arsip,

2.            sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan,

3.            sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

2.            Alat kearsipan yang penyimpanannya dilakukan secara:

3.            Horizontal: stopmap folio, snelhecter

4.            Vertikal: filing cabinet, folder, hanging folder

5.            Lateral: rotary, lemari arsip, rak arsip, ordner, kotak/box arsip

1.            Perbedaan dari alat-alat berikut ini:

2.            Stopmap folio: map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.

3.            Map snelhecter: map yang mempunyai penjepit di tengah map.

4.            Map folder: map tanpa dilengkapi dengan daun penutup

5.            Hanging folder: folder yang mempunyai besi penggantung

1.            Karakteristik dari filing cabinet adalah sebagai berikut.

Filing Cabinet, yaitu almari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1–6 laci. Tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang. Arsip yang disimpan tidak melebihi dari 4000 surat, dengan  folder sekitar 40– 50 folder dan guide 20-40 lembar.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik adalah dari logam, karena lebih kuat.

1.            Cara pengaturan posisi tab guide yaitu sebagai berikut.

2.            Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).

3.            Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).

4.            Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

1.            Jenis-jenis stapler yaitu sebagai berikut.

2.            Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

1.            Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

2.            Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

5.            Perbedaan antara kartu indeks dan kartu tunjuk silang yaitu sebagai berikut.

6.            Kartu indeks, yaitu kartu yang berisi tentang identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

7.            Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

1. Penerimaan Surat
Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau
petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan.
Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”. Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro jasa yang lain.
Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang diterima tanggal pada tanggal 21 Agustus 2008, diberi cap tanggal sesuai tanggal tersebut.

2. Persortiran Surat
Surat-surat yang telah diberi tanggal penerimaan tadi disortir berdasarkan tujuannya. Misalnya yang untuk direktur dan untuk bagian-bagian yang ada pada organisasi yang bersangkutan.
3. Pembukaan Surat
Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti
tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada.
Disini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas, hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah yang berjenis rahasia dan surat pribadi atau private atau prive.

4. Pengagendaan Surat Masuk

Setiap surat yang masuk akan dicatat pada Buku Agenda Surat Masuk. Adapun yang dicatat adalah nomor urut, tanggal penerimaan, tanggal surat, nomor surat, perihal surat, asal surat, tujuan surat, keterangan.
5..  Pendistribusian Surat
Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Tentang alamat yang dituju ada dua kemungkinan, yaitu perorangan, seperti untuk direktur/pimpinan, dan beberapa orang lainnya.
Untuk surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan, sebaiknya dalam penyampaiannya disusun berdasarkan pengklasifikasian. Susunannya dimulai dyang paling penting sampai ke yang kurang penting dan ditrmpatkan pada sebuah map khusus.
Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian  yang ada pada suatu organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ini mencatat tentang identitas surat, tujuan surat, tanda tangan/paraf penerima surat dan tanggal penerimaan surat. 

MENGATUR PERTEMUAN RAPAT

Mengatur kegiatan rapat pimpinan.
Seorang sekretaris tentunya bertugas membantu meringankan setiap pekerjaan atau kegiatan pimpinan, termasuk kegiatan rapat. Sebelum rapat diselenggarakan seorang sekretaris harus mengatur kegiatan rapat pimpinan dengan baik dan professional. Selain itu seorang sekretaris memahami pentingnya rapat yang akan diselenggarakan.
Tujuan diadakannya rapat merupakan tempat atau kesempatan untuk memecahkan atau mencari jalan keluar, yang didalamnya berisi informasi-informasi penting dari kegiatan saling bertukar fikiran atau pendapat sehingga menghasilkan keputusan yang tepat dan disetujui oleh peserta rapat.
Seorang sekretris mampu membedakan jenis rapat yang akan di selenggarakan, seperti apakah itu rapat resmi, rapat tidak resmi atau rapat yang bersifat tidak mengikat.
Rapat resmi mempunyai ciri : adanya hal yang sangat penting, dibuatnya pemberitahuan atau undangan, serta adanya aturan protokol.
Rapat tidak resmi : dilaksanakan dalam kantor dimana yang hadir adalah pimpinan dan staffnya, rapat biasanya terjadi mendesak atau seara tiba-tiba, kebanyakan dalam rapat adalah diskusi.
Bersifat mengikat : rapat yang diselenggarakan untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat.
Setelah seorang sekretaris mengetahui hal-hal tersebut maka harus segera membuat perencanaan rapat.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS  YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT
Merupakan suatu pembahasan untuk merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah. Pertemuan yang sudah diagendakan (dijadwal) untuk membahas permasalahan dan memutuskan cara yang akan ditempuh. Kegiatan yang sudah terperinci Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya,

• mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan
• mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat .
• mengatur jadwal/kegiatan pimpinan 8.mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya .
• mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi

Rapat adalah cara yang baik untuk brainstorming, menciptakan ide-ide baru, dan untuk mengembangkan strategi. Anda tidak dapat mengadakan rapat tanpa alasan yang jelas. Sebelum rapat berlangsung, maka semua orang harus mengetahui tujuan rapat tersebut, apa yang akan dibahas dan apa yang akan dicapai.
Sebelum pertemuan dimulai, Anda harus mengetahui cara mengatur rapat yang efektif dan perlu merencanakan terlebih dahulu beberapa hal. Anda akan perlu mengetahui agenda Anda,siapa saja yang akan datang kepertemuan itu, tujuan dari pertemuan tersebut, juga Anda akan memerlukan ruang dan bahan untuk melakukan pertemuan. Akhirnya, Anda akan cara bagaimana untuk mewujudkan rapat yang sukses.

Lokasi pertemuan juga merupakan aspek penting untuk dipertimbangkan, jangan mencari tempat rapat didaerah entah berantah, bermil-mil jauhnya dari semua orang. Oleh karena itu Anda harus memilih tempat yang nyaman bagi semua orang. Juga, jika Anda akan mengadakan sejumlah pertemuan, Anda mungkin akan ingin menahan mereka di tempat yang sama. Hal ini untuk mencegah kebingungan yang akan berlangsung. Anda akan ingin memastikan bahwa lokasi tersebut cukup besar untuk menampung semua anggota. Pastikan ruangan nyaman, cukup terang dan dilindungi dari penyusup atau gangguan.

MENGATUR DANA KAS KECIL

DANA KAS KECIL
1.     Pengertian dana kas kecil

Dana kas kecil adalah uang kas atau uang tunai yng di sediakan  perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya:  pembelian materai, perangko, rekening telepon, listrik, air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, dan biaya kebersihan.

Dana kas kecil diserahkan  kepada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggungjawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dan kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dan kas kecil dapat sudah menipis, atau dapat pula dilakukan secara periodik.

2.     Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil

Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil, peralatan yg dibutuhkan antara lain:
·         Formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil
·         Formulir permintaan pengeluaran kas kecil
·         Jurnal pengeluaran kas
·         Buku jurnal kas kecil
·         Buku laporan penggunaan dana kas kecil
·         Bukti pengeluraan kas kecil
·         Alat tulis dan hitung

3.     Prosedur pengelolaan dana kas kecil
Pengelolaaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Beberapa prosedur pengelolaan kas kecil antara lain sebagai berikut:

a.       Pembentukan dana kas kecil
Dana  kas kecil dibentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi (bagian) yg terlibat dalam prosedur  pembentukan dana kas kecil  adalah bagian utang, bagian kasir, bagian jurnal dan bagian laporan, serta pemegang dana kas kecil.

Tugas masing – masing bagian adalah sebagai berikut.
1.       Bagian utang
a.       Menerima surat keputusan pembentukan dana  kas kecil kepada bagian keuangan.
b.      Membuat bukti pengeluaran kas minimal dalam rangkap 3. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasir dengan dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil . lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yg terkait, misalnya bagian kartu biaya dan bagian kartu sediaan untuk diarsipkan
c.       Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu utang).
d.      Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dari bagian kasir, dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
e.       Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah di cap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.
f.       Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas kepada bagian jurnal dan laporan.

2.       Bagian kasir
a.       Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 dengan dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari bagian utang.
b.      Menyediakan cek sejumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk di tandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang pengeluaran kas.
c.       Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.
d.      Menyerahkan bukti pengeluaran kas  lembar 1 dan lembar 3 yg telah di cap lunas:
·         Lembar 1, diserahkan kepada bagian utang dengan dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil;
·         Lembar 3 bersama dengan cek yg bersangkutan, di serahkan kepada pemegang dana kas kecil.

3.       Bagian jurnal dan laporan
a.       Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian utang.
b.      Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas ( cek register )
c.       Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.

4.       Pemegang dana kas kecil
a.             Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasir .
b.            Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil.
c.             Mengarsipkan bukti kas pengeluaran kas berdasarkan urutan tanggal.

b)     Pengeluaran dana kas kecil
Formulir yg digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yg terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah pengguna (pemakai)  dana kas kecil dan pemegang dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut:

1.      Pemakai dana kas kecil
a.       Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
b.      Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama dari pemegang dana kas kecil.
c.       Mengumpulkan bukti bukti penggunaan dana kas kecil untuk di jadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.
d.      Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.
e.       Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil untuk ditukar dengan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua.
f.       Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yg telah di cap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.

2.      Pemegang dana kas kecil
a.       Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yg memerlukan dana (pemakai ).
b.      Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.
c.       Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
d.      Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yg telah di cap lunas kepada pemakai dan kas kecil.
e.       Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut kepada bagian utang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

c)      Pengisian kembali dana kas kecil
Pengisian kembali dan kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian bagian pemakai dana kas kecil. Formulir dan dokumen yg diperlukan dalam pengisian kembali dna kas kecil terdiri atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir bukti pengeluaran kas, dan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya. Pihak pihak yg terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil adalah pemegang dana kas kecil, bagian utang, bagian kasir, serta bagian jurnal dna laporan. Berikut  kegiatan masing masing pihak:

1)      Pemegang dana kas kecil
a.         Mengisi formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebanyak 2 lembar.
b.         Menyerahkan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil yg telah diisi kepada bagian utang, dengan dilampiri bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukung atas dana yg telah digunakan.
c.         Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasir; menguangkan cek ke bank untuk disimpan sebagai dana kas kecil; serta mengarsipkan bukti kas keluar lembar 3 menurut tanggal.

2)      Bagian utang
a.       Menerima formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil dari pemegang dana kas kecil sebanyak 2 lembar, yang dilampiri bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya.
b.      Membuat bukti pengeluaran kas sebanyak 3 lembar.
c.       Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.
d.      Mendistribusikan bukti pengeluaran kas :
·   Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasir dilampiri dengan surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya.
·   Lembar 2, diserahkan kepada bagian buku pembantu, dilampiri formulir permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 1 untuk di catat dalam kartu yg bersangkutan.
e.       Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas dari bagian lasir, dilampiri formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya.
f.       Mencatat bukti pengeluaran kas lembar 1, formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian buku jurnal.
g.      Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.


3.      Bagian kasir
a.       Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3, dari bagian utang dilampiri dengan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 dan  dokumen pendukungnya.
b.      Menyediakan cek sebesar jumlah yang tertulis dalam bukti pengeluaran kas, untuk ditandatangani pejabat perusahaan yang berwenang.
c.       Menyerahkan dan bukti pengeluaran kas lembar 3 yang telah di cap lunas kepada pemegang dana kas kecil.
d.      Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dan formulir permintaan/pengisian kembali kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian utang.

4.      Bagian jurnal dan laporan
a.         Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1, formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian jurnal dan laporan.
b.         Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas atau cek register.

c.         Mengarsipkan bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya dalam arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.